Como liderar uma reunião produtiva

"Esteja preparado e trace objetivos"

Seja para a realização de um trabalho acadêmico ou para decisão de problemas da empresa, às vezes nos vemos obrigados a liderar uma reunião. As reuniões podem ser seu calcanhar de Aquiles, ou elas podem tornar-se um fórum onde decisões produtivas são tomadas e os projetos seguem em frente. Para garantir que suas reuniões sejam um sucesso e ocorram sem problemas, existem alguns passos simples que você pode seguir e o ajudarão em sua atividade de liderança.

Passo 1: Preparação

Este é um passo crucial para manter sua reunião na linha. Para cada hora planejada de reunião, prepare-se por uma hora. Além disso, não deixe a preparação para a véspera da reunião porque você estará com pressa e provavelmente esquecerá de pontos importantes.
Você deve ter bem claro qual o objetivo da reunião ao entrar em contato com aqueles que participarão do encontro. Veja 4 diferentes tipos de reuniões, cada uma com seu objetivo específico:
1. Informativa: Você repassa informações e atualizações, você responde perguntas do público presente.
2. Exploratória: Você coleta ideias diferentes.
3. Tomadora de decisão: Você selecionará uma ideia ou alternativa dentre várias disponíveis.
4. Relatório de progresso: Você discute sobre o andamento de tarefas ou prioridades específicas dentro da sua alçada (departamento, assunto do trabalho, etc).
O último passo na preparação para uma reunião é entrar em contato com cada um dos participantes que apresentará algo na reunião, para dar-lhes alguma informação prévia e instruções. Você precisa garantir que os envolvidos compreendam o objetivo para que a conversa seja produtiva.

Passo 2: Crie regras e objetivos

Uma habilidade importante que as pessoas precisam aprender é como criar regras básicas logo no início da reunião. Basicamente, você precisa criar expectativa e previsibilidade: o que os participantes poderão esperar dessa e das próximas reuniões com você. Essas regras incluem a participação e presença nas reuniões, uso de celulares e/ou computadores, respeito mútuo, como as discussões serão mediadas e como as decisões serão tomadas. Como você tem feito isso?
Também é importante que todos saibam o objetivo da reunião, que neste ponto você já sabe pois fez bem o seu trabalho no Passo 1. Mas muitos líderes se esquecem de compartilhar essa informação com o grupo. O que se espera conseguir ao final dessa reunião? O que teremos feito ou decidido ao final desta reunião?
Muitas pessoas adoram debater e conversar e discutir, e isso pode levar o encontro para um objetivo diferente do que foi traçado. Usando verbos diferentes como “discutir”, “finalizar” ou “decidir”, você pode guiar os próximos passos com mais clareza. Isso ajuda a limitar a conversa. Veja um exemplo de convite para uma reunião mal feito: “Escutar recomendações do comitê de seleção sobre quem entrevistar”. O objetivo é vago e abre espaço para muitas interpretações, que podem tirar sua reunião dos trilhos. Leia agora esse convite: “Finalizar a lista de candidatos a entrevistar”. Seus colegas saberão imediatamente o que será discutido e decidido.

Passo 3: Como lidar com personalidades fortes?

Às vezes algum participante tentará “roubar” sua reunião, levantando seus próprios tópicos, que divergem dos objetivos e assuntos que você já traçou e estabeleceu. Algumas pessoas tomam a palavra e não dão oportunidades aos outros participantes de se expressarem. Alguns simplesmente não aceitam opiniões diferentes. Veja como reagir se você está liderando uma reunião assim (e tenha certeza de não ser esta pessoa quando você participa de reuniões):
1. Durante a reunião, repita o que a pessoa falou, usando um tom de voz calmo e neutro, e peça aos outros participantes sobre seus pontos de vista. Isso mostra que você escutou o que ele disse, e ao mesmo tempo dá oportunidade aos demais participantes.
2. Converse com a pessoa em particular e dê um feedback, informando que todos devem expressar e respeitar as opiniões durante as suas reuniões.

Passo 4: Envolva o seu público!

Nem toda a responsabilidade sobre o sucesso da reunião deve ficar nos ombros do líder! Todos temos que fazer um esforço consciente para nos engajarmos nas discussões. O principal objetivo de qualquer reunião é que as pessoas saiam dela com a sensação de que fizeram algo, que uma decisão foi tomada e que agora alguma ação será posta em prática. Isto só ocorre depois de uma reunião bem estruturada.

(texto extraído do site: www.logisticadescomplicada.com.br, escrito por Leandro C. Coelho)